Составление делового письма на английском

Деловая переписка играет большую роль в деятельности многих компаний. Сегодня, в эпоху цифровых технологий, мы чаще всего пользуемся электронной почтой, нежели выбираем старые добрые бумажные письма. Однако стоит сказать о том, что для обоих вариантов существует определенный этикет – правила, которые принято использовать при составлении делового письма на английском языке и ведении переписки. Их несколько. Разберем подробнее.  

 

Как начать  

Начало будет одинаковым как для электронного, так и для бумажного делового письма. Вы всегда должны указывать свое имя и обратный адрес для того, чтобы ваш собеседник мог легко связаться с вами и прислать ответ. После того, как написали адрес и дату, всегда следует обращение. Оно является стандартным для всех видов писем, в том числе личных.  

 

Структура  

Если письмо составляется на бумаге, то оно должно состоять из следующих блоков: адрес, приветствие, описание проблемы, основной вопрос, заключение, прощание и имя отправителя. 

При ведении деловой переписки в электронном виде нужда в указании адреса может отпасть, однако мы советуем следовать стандартному клише.  

 

1. Реквизиты отправителя: 

• Фамилия и имя  
• Дом, улица  
• Город, индекс  
• Страна 

Ниже адреса чаще всего указывается дата. Она, в отличие от русской деловой переписки, ставится в начало письма.  

2. Обращение  

Для деловых писем характерны стандартные Dear Mr/Ms/Mrs, Dear Sir/Madam. Ни в коем случае нельзя использовать Hi/Hello или просто имя.  

3. Вступление  

Во вступлении нужно поблагодарить за полученное письмо, и обосновать причины нынешнего. На все – пара предложений.  

We thank you for the letter of… 

Благодарим вас за ваше письмо о… 

We wish to inform you that… 

Мы хотели бы вас проинформировать о… 

We are writing to enquire about… 

Мы пишем с целью узнать о… 

4. Основная часть  

В основной части подробно раскрываем причины написания письма: отвечаем на ранее заданные вопросы, описываем процесс производства или разъясняем возникшие трудности.  

We acknowledge with thanks… 

С благодарностью подтверждаем… 

Could you possibly explain … 

Не могли бы вы пояснить… 

We would like to point out that… 

Мы хотели бы подчеркнуть, что… 

We are interested in receiving… 

Мы заинтересованы в получении… 

5. Заключительная фраза  

Подводя итог вышесказанному, ставим заключительную фразу. Здесь же упоминаем ожидание скорейшего ответа.  

Let me know whether you would like me to… 

Дайте знать, если вам что-то от меня потребуется… 

Please acknowledge receipt… 

Пожалуйста, подтвердите получение… 

I look forward to hearing from you. 

Жду вашего ответа. 

6. Имя отправителя  

В самом конце вежливо прощаемся, пишем свое имя и должность. 

Yours sincerely, 

Искренне ваш 

Best wishes 

С наилучшими пожеланиями, 

Kind regards, 

С уважением, 

Respectfully yours 

С почтением, 

 

Оформление  

Первое, и самое главное, о чем следует помнить, это то, что адрес пишется в правом верхнем углу письма.  

Далее переходим на левую сторону для обращения, которое должно быть написано с заглавной буквы и на отдельной строчке, отделенное от остального текста запятой.  

На следующей строчке без абзацного доступа пишется благодарность за письмо, и вторым предложением – вступление. Далее идет новый абзац, или несколько, если требуется, с основным содержанием письма, после чего, на отдельной строчке пишется заключение.  

Прощание обычно заканчивается запятой, и уже на следующей строчке пишется имя и должность отправителя. 

 

О чем не стоит забывать  

Вы ведете письменные переговоры посредством деловой переписки с иностранцем, используя даже не свой родной язык, поэтому подходить к этому стоит и особым вниманием.  

Прежде всего, не стоит забывать об этикете. Изучите особенности страны вашего собеседника, или используйте нейтральные понятия.