Деловое письмо с просьбой на английском языке

Пожалуй, все мы хотя бы раз за свою жизнь видели тот самый момент в зарубежном фильме, где главного героя не принимают на желаемую должность, или отказывают в поступлении в колледж мечты. Каждый помнит те письма, которые расстраивают до слез или даже доводят до истерик. 

Реакция получателя, конечно, очень важна, но еще важнее правильно составить письмо такого вида, чтобы элементарно не быть понятым неправильно. 

 

Письмо-извинение  

Очень часто возникают такие случаи, когда в работе происходит сбой, и приходиться извиняться за предоставленные клиенту неудобства. Это может быть как увеличенное время ожидания, так и перепутанный на складе заказ. Кроме того, извиняться можно и за отказ. В таких случаях извиниться поможет официальное письмо, в котором нужно изложить свою тревожность по поводу возникшей ситуации, объяснить причины произошедшего, если таковые имеются, и предложить пути решения возникшей проблемы.  

- Please accept our sincere apology for the… 

Пожалуйста, примите наши искренние  

- I am very sorry to hear that you… 

Мне очень жаль слышать, что вы…  

- Please accept our apology for the delay… 

Пожалуйста, примите наши извинения за задержку 

 

После вступления нужно описать причины, которые привели к возникновению условий, за которые приходится извиняться:  

- It happened because 

 Это случилось из-за того, что 

- We do not have any idea how it may have happened 

Мы не представляем, как такое могло случиться 

 

И в самом конце выражаем свои надежды на то, что не потревожили процесс работы партнера предложить вид компенсации за предоставленные неудобства:  

- We are very sorry that this unfortunate incident occurred and ready to… 

Мы приносим свои глубочайшие извинения за этот неприятный инцидент и готовы… 

- We will … in order to prevent such incidents in the future. 

Мы … чтобы предотвратить подобные инциденты в будущем. 

 

Письмо с отказом 

Отказывая кому-то в предоставлении услуги или отправке товара, важно сделать это правильно и вежливо, чтобы избежать конфликта с вашим клиентом.  

В письме с отказом мы сообщаем не лучшие новости, поэтому для начала нужно принести извинения, потом описать ситуацию и причины отказа, а также выразить свои надежды на улучшение дальнейших отношений, при возможности их существования.  

Все это пишется, конечно же, в деловом стиле, учитывая все нормы и правила деловой переписки. Письмо с отказом может выйти несколько короче обычной деловой корреспонденции, поскольку нет нужды расписывать подробно весь процесс, приведший к такому результату.  

Важно выразить ваше сожаление по поводу отправляемого вами отказа, это является нормой этикета и поможет показать вашу заинтересованность в работе и профессионализм.  

 

Итак, вот несколько фраз, которыми можно пользоваться при составлении письма с отказом:  

В самом начале, после обращения, можно использовать сухое  

I am writing to inform you that… 

Пишу вам, чтобы сообщить, что… 

или 

We regret to inform you that… 

Вынуждены Вам сообщить, что… 

Или чуть более распространенное  

We hasten to offer our sincere apologies for… 

Спешим принести свои искренние извинения за… 

 

Далее следует сам отказ, но в вежливой форме. Не стоит употреблять пониженной лексики, жаргонизмов или обычных повседневных слов. Все должно соответствовать правилам деловой переписки: коротко, вежливо и лаконично.  

I have to tell you that we have to decline it as 

Должен сообщить вам, что мы вынуждены отклонить ..., поскольку 

… but we have to refuse/deny it 

… но мы вынуждены отклонить/отказаться от 

 

И в конце можем поблагодарить за уделенное время, или полученное предложение, а также сказать, что вы цените потраченное время и усилия.  

Thank you for your offer anyway, we appreciate your attention and time. 

В любом случае, спасибо за ваше предложение, мы ценим ваше внимание и время.

Thank you for your time, best wishes in your business. 

Спасибо за ваше время, с наилучшими пожеланиями для вашего бизнеса.