Фразы вежливости в деловом письме

В английском языке в письменной речи, в отличие от устной, необходимо использовать фразы вежливости, поэтому следует отказаться от жаргонизмов и от использования восклицаний. Также следует уменьшить модальность фраз, но не забывать о вежливых формах и формах этикета. 

В письмах широко применяются формы страдательного залога. Поэтому сокращать в письме глагольные формы не нужно. 

Необходимо придерживаться таких правил: 

1. Профессиональное обращение

Обязательно использовать профессиональное обращение/приветствие и избегать фамильярность: 

• «Hello»,  
• «Dear». 
• «Dear Tom, we are glad to inform you…». 

2. Извините за беспокойство 

В начале письма следует извиниться за беспокойство: 

• «Excuse me»,  
• «I’m sorry». 
• «Excuse me, sir, I’m sorry to bother you…». 

НО: следует помнить, что чаще всего мы используем «sorry», когда просим прощения, выражаем сожаление о чем-либо или жалость к кому-то. «Excuse me» – вежливая форма обращения к кому-либо и больше подходит в данной ситуации, переводится как «извините», «позвольте», «прошу меня простить». 

3. Представиться

Следует помнить, что после приветствия нужно представиться или напомнить адресату, кто вы, если вы общались ранее: 

• «I’m Svetlana from Russia. We have met at the Apple event last week». 

Также необходимо поблагодарить собеседника за предыдущее письмо: 

• «Thanks for your email…»,  
• «Thanks for getting back to me». 

  

Если же, до этого письма контакта с собеседником не было и нужно наладить электронную связь не следует всегда использовать банальное «Nice to meet you» лучше показать, что вы уже знаете о собеседнике, и почему, собственно, решили обратиться именно к нему. Так ваше письмо будет более личным и важным: 

• «I’ve heard great things about your business. I think we can work together if you don’t mind». 

4. Приятно познакомиться

Чтобы показать, что вам нравиться общение с собеседником можно использовать «Nice to meet you». Однако эту формальную вежливость легко не заметить, пропустить мимо ушей. Поэтому если вам действительно приятно познакомиться, и вы хотите подчеркнуть это: 

• «It’s great connecting with you»,  
• «Lovely to meet you»,  
• «Pleased to connecting with you», 
• «Delighted to make your acquaintance». 

5. Установление контакта

Если установился хороший рабочий контакт, можно выражать надежду на плодотворное и интересное сотрудничество: 

• «I’m looking forward to working with you». 

После основной части необходимо вежливо закончить письмо. Концовка должна произвести благоприятное впечатление, то есть не должно быть навязчивости и излишней эмоциональности, а тем более грубости и недоброжелательности: 

• «It’s always a pleasure doing business with you», 
• «Thanks for your extremely helpful attention to this matter», 
• «We take this opportunity of thanking you for your assistance» 

6. С наилучшими пожеланиями

И в самом конце необходимо вставить короткую фразу, которая выражает свое почтение или пожелания успехов: 

• «Best wishes», 
• «Yours faithfully», 
• «Respectfully yours», 
• «Best regards», 
• «Thanks and regards». 

Говоря о написании слов, все слова в наименованиях компаний, организаций пишутся с прописной буквы, за исключением предлогов, артиклей и союзов. Такое же правило написания относится к наименованиям должностей. С прописной буквы пишутся также все слова в указании на общее содержание письма, наименование документов и товаров.